Você tem dificuldade em deixar a sua equipe de atendimento totalmente alinhada e otimizada? Pode ter certeza que você não está sozinho nessa, milhares de empresas passam pela dificuldade de ter todos os seus funcionários de atendimento em sua função de trabalham de forma rápida, com o objetivo de atender perfeitamente os clientes e não atrasar nenhum contato!

Pois bem! Se você quer saber como otimizar esse processo e preparar os seus vendedores para atender com sucesso os seus clientes, continue lendo este artigo!

Como trabalha a equipe de atendimento?

Na maioria das empresas a equipe de atendimento é composta pelo pessoal da recepção e pelo pessoal do atendimento online. Na recepção, o atendimento é voltado para as pessoas que chegam presencialmente ao local buscando alguma informação, tirando alguma dúvida ou algo do tipo.

Já os que ficam no atendimento online precisam estar o mais rápido possívela todo vapor atendendo em vários canais: directos, e-mails, chats, whatsapp. E por isso, possuem, normalmente, mas dificuldade em conseguir manter uma boa relação com o lead.

Dessa forma, o foco desse texto é te apresentar soluções, principalmente, para o segundo grupo de atendentes, o de canais online.

Importância de ter uma equipe de atendimento mais qualificada

Quem investe em uma equipe de atendimento qualificada vai estar recebendo em troca bons clientes e o crescimento do seu negócio de forma acelerada. Afinal, a maneira de atender o seu cliente é um diferencial na escolha que ela fará entre o seu produto/serviço ou do concorrente.

Para te ajudar a entender melhor, separamos dois pontos que mostram bem essa importância:

Atendimento mais rápido

Com uma equipe qualificada o atendimento é bem mais rápido. Até porque, o funcionário chega no trabalho já com um padrão de conversa amigável com o cliente. Ele saberá identificar os clientes que realmente querem o seu produto/serviço dos que são curiosos e só querem tomar o tempo da sua equipe.

Além disso, o atendimento mais rápido otimiza todo o processo, pois quanto mais ágil for o atendimento, mais fácil o cliente chegará à decisão final. Porém, é claro que não basta ser rápido e fazer um atendimento ruim, é sempre importante relembrar a necessidade de corrigir as mensagens antes de enviar o cliente, para analisar “tom de voz” e se está escrito corretamente.

Clientes mais satisfeitos

Quando o atendimento é feito através de um contato educado, utilizando as palavras corretas e mantendo o respeito com o cliente, não tem como dar errado. No entanto, muitas empresas colocam a mesma pessoa para ser responsável pelo atendimento presencial e online, assim, as dificuldades com os clientes sempre aparecem. 

Você com certeza já tentou pedir alguma coisa online e o atendente demorou muito para responder ou só respondia por áudio para agilizar o contato. Até porque, o nosso objetivo é sempre ter os clientes satisfeitos para que eles indiquem e voltem a pedir o nosso produto/serviço!

5 dicas para preparar a sua equipe de atendimento 

Agora que já entendemos como trabalha a equipe de atendimento, vamos a cereja do bolo: 5 dicas para preparar o seu time a atender seus clientes. Confira!

1. Preste atenção aos feedbacks dos clientes

Os clientes são o ponto chave de qualquer negócio, por isso, para preparar a sua equipe é relevante juntar alguns feedbacks dos seus clientes e analisá-los. Após a análise, você se junta com a equipe e mostra para todos participarem da conversa com foco em como resolver aquela crítica deixada pelo cliente sobre o feedback.

Esses feedbacks vão te ajudar a encontrar pontos de melhorias para os próximos atendimentos.

2. Organize o responsável por cada canal

Se você atende por diversos canais, é interessante separar o funcionário responsável por cada um. Por exemplo, se eu sou uma empresa, tenho dois funcionários para atendimento e recebo contato por WhatsApp, e-mail, direct do Instagram e chat do site, eu posso separar o meu time por canais para otimizar o processo.

Ou seja, um funcionário atende todos que chegam por WhatsApp e e-mail e o outro atende todos que chegam pelo direct e pelo chat do site. Dessa forma, é possível de maneira mais rápida encontrar os problemas de comunicação e solucioná-los e, no geral, atender com mais rapidez o cliente.

3. Utilize o Utalk

Quando falamos em preparar a sua equipe de atendimento, também estamos falando em investimentos em ferramentas que podem otimizar o atendimento ao cliente. É isso que buscamos com essa dica!

O Utalk é uma ferramenta em que você coloca quantos operadores quiser, atendendo simultaneamente em vários computadores usando um único número de WhatsApp. Com ela você consegue:

• Centralizar a comunicação da empresa
• Organizar as conversas dos times por setores
• Deixar o atendimento automatizado e colaborativo
• Adicionar etiquetas e filtrar conversas
• Agilizar o primeiro momento de interação
• Gerenciar permissões e visualizações

Uma plataforma completa e ideal para as empresas que buscam agilizar o atendimento e turbinar as suas vendas. 

4. Faça treinamentos com a equipe

Se você conseguiu observar que o seu time tem algumas dificuldades com as abordagens ou com gestão de tempo, talvez o mais viável seja fazer um treinamento com eles.

Seja voltado para vendas, como conquistar clientes ou sobre gestão de tempo para atender todos os clientes, um treinamento é sempre bem-vindo para a equipe se desenvolver e aprimorar os seus conhecimentos!

5. Abra espaço para sugestões da própria equipe

Fazer encontros onde a equipe possa se envolver, opinar, questionar e se posicionar é muito importante para entender as dificuldades que os funcionários encontram no dia a dia. Assim, fica mais fácil descobrir onde está o problema e como solucioná-lo.

Esses encontros costumam ser rápidos, de mais ou menos 30 min para que todos falem e sugiram alguma melhoria. Dessa forma, com todos na mesma página, fica mais fácil de alcançar os resultados desejados.

Conclusão

Agora que chegamos até aqui, conseguimos perceber a importância da comunicação com a equipe e o uso de ferramentas para otimizar o contato com o cliente!

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