O WhatsApp Business se tornou uma ferramenta poderosa para empresas que desejam otimizar o atendimento ao cliente. É essencial para qualquer negócio, pois oferece diversos recursos que melhoram a experiência do usuário, como mensagens agendadas, agilizando processos e aumentando a eficiência.
A capacidade de configurar respostas automáticas no WhatsApp Business é um dos recursos mais interessantes do aplicativo, funcionando como um chatbot do WhatsApp, mas com algumas limitações na criação de fluxos mais complexos.
Neste guia, você aprenderá passo a passo como configurar essas respostas automáticas e facilitar a comunicação da sua empresa com os clientes.
O que São Respostas Automáticas no WhatsApp Business e Como Elas Funcionam
Uma mensagem automática no WhatsApp Business é uma resposta pré-definida que é enviada automaticamente quando alguém entra em contato com sua conta comercial.
Esse recurso é muito útil para empresas, pois ajuda a melhorar a eficiência da comunicação e garante que o seu cliente não fique sem resposta.
Imagine que você está administrando seu negócio e recebe várias mensagens de clientes diariamente. Responder manualmente a cada uma pode ser exaustivo e demorado.
Com as mensagens automáticas, você pode enviar saudações instantâneas, informar sobre o horário de atendimento e até mesmo fazer perguntas pertinentes para qualificar melhor seus leads. Além disso, é possível também configurar mensagens de ausência para informar os clientes quando você não estiver disponível e informar o horário comercial da sua empresa.
Isso não só economiza tempo, mas também aumenta a confiança dos clientes na sua empresa, uma vez que sabem que suas mensagens foram recebidas e serão respondidas em breve.
O uso de uma resposta automática no WhatsApp Business não apenas agiliza a comunicação, mas também desempenham um papel crucial na qualificação de leads.
Ao configurar uma mensagem automática estratégica, é possível direcionar perguntas iniciais que segmentam os clientes com base em suas necessidades e interesses.
Isso permite que leads qualificados sejam identificados rapidamente, direcionando-os para o setor mais adequado ou para ofertas específicas, aumentando as chances de conversão e otimizando o funil de vendas.
Vamos agora aprender a configurar essas mensagens instantâneas para garantir que seus clientes sempre se sintam bem-vindos e informados.
Como Configurar Mensagem de Saudação no WhatsApp Business
- Abra o Aplicativo do WhatsApp Business:Acesse o aplicativo no seu dispositivo.
- Acesse as Configurações:Toque nos três pontinhos no canto superior direito da tela. Selecione a opção “Configurações” no menu suspenso.
- Escolha a Opção de Ferramentas Comerciais:Dentro das configurações, toque em “Ferramentas Comerciais”.
- Ative a Mensagem:Selecione “Mensagem de Saudação” para saudar novos contatos.
- Personalize Sua Mensagem:Edite a mensagem automática conforme necessário. Use um texto que seja direto e relevante para seu negócio.
- Defina as Regras de Envio:Escolha quando a mensagem deve ser enviada, por exemplo, para novos contatos.
- Salve Suas Configurações:Após personalizar a mensagem e definir as regras, toque em “Salvar” para finalizar a configuração.
Como Configurar Mensagem de Ausência no WhatsApp Business
- Abra as Configurações do WhatsApp Business:No aplicativo, toque nos três pontinhos no canto superior direito. Selecione “Configurações” no menu suspenso.
- Acesse Ferramentas Comerciais:Dentro das configurações, escolha “Ferramentas Comerciais”.
- Ative a Mensagem:Selecione “Mensagem de Ausência” e ative essa opção.
- Personalize o Texto da Mensagem:Escreva uma mensagem que informe os clientes sobre seu horário comercial e o tempo de resposta esperado. Por exemplo: “Estamos fora do horário de expediente, no momento. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Você terá uma resposta assim que possível.”
- Salve as Configurações:Após personalizar a mensagem, toque em “Salvar” para ativar a resposta.
Explorando Outras Possibilidades de Mensagens Automáticas no WhatsApp Business
As automatizações no WhatsApp Business vão além de simples saudações ou informações sobre horários. Essa funcionalidade extremamente versátil do aplicativo pode ser utilizada para diversas finalidades, como melhorar o relacionamento com o cliente e aumentar as taxas de conversão e retenção da sua empresa.
Por exemplo, assim que um cliente entra em contato, ele pode receber uma saudação personalizada com orientações iniciais sobre seus produtos ou serviços, o que ajuda a criar uma boa impressão desde o primeiro momento. Além disso, com o uso de uma mensagem automática no WhatsApp Business, é possível enviar lembretes e notificações personalizadas, garantindo que o cliente esteja sempre bem informado e melhorando a percepção da empresa.
Para criar integrações mais robustas e realmente aproveitar todo o potencial do WhatsApp Business, é necessário utilizar plataformas externas especializadas, como o Umbler Talk, que permite que você vá além das automações básicas do WhatsApp, criando fluxos completos de comunicação totalmente personalizados.
Isso significa que, com base no comportamento ou nas preferências do cliente, você pode oferecer interações mais direcionadas, desde recomendações de produtos até acompanhamento pós-venda.
Como Otimizar o Atendimento com Mensagem Automática no WhatsApp Business
Ao inserir uma resposta automática no WhatsApp Business, você assegura que seus clientes recebam retornos rápidos e eficientes, mesmo quando sua equipe não está disponível.
Com essa funcionalidade, você pode reduzir o tempo de espera, informando que a mensagem foi recebida e que sua equipe está cuidando do caso. O WhatsApp Business, como mensageiro, facilita a comunicação e automação, melhorando a experiência do usuário. Além disso, o uso de ferramentas de comunicação pode potencializar ainda mais essa experiência.
É possível, ainda, estabelecer expectativas claras ao informar o horário de atendimento e o tempo estimado para uma mensagem de resposta, o que ajuda a evitar frustrações e melhora a percepção do cliente.
Utilizar uma mensagem automática no WhatsApp Business logo no início também permite identificar rapidamente quais leads estão mais próximos de uma conversão, otimizando o tempo da sua equipe e aumentando a eficiência do processo de vendas.
Enquanto a resposta automática é uma excelente forma de começar a ter uma comunicação cada vez mais profissional nas empresas, você pode levar esse processo a um novo nível com soluções mais avançadas, como chatbots de WhatsApp e agentes de atendimento com Inteligência Artificial (IA).
A integração com a WhatsApp Business API também pode ser uma excelente opção para empresas que buscam uma solução robusta e escalável. Essas tecnologias estão disponíveis, por exemplo, em ferramentas como o Umbler Talk.
Boas Práticas para Configurar uma Mensagem Automática de Sucesso
Para garantir que suas mensagens automáticas sejam eficazes, siga estas boas práticas:
- Dê continuidade à conversa: A mensagem automática no WhatsApp Business vai ser enviada imediatamente após a interação do cliente. Configurar uma resposta automática ajuda no primeiro contato, porém, lembre-se de dar prosseguimento à conversa o mais rápido possível.
- Mantenha o dispositivo conectado: Certifique-se de que o aparelho esteja sempre conectado à internet. A resposta automática só será enviada se houver conexão ativa.
- Verifique as configurações das mensagens: Revise atentamente as configurações das mensagens para evitar erros, como enviar mensagens de não disponível em vez de mensagens de boas-vindas.
- Evite linguagem rebuscada: Não deixe a resposta automática muito formal. Cuide para que ela esteja alinhada ao tom de voz do seu público-alvo.
Ao seguir essas boas práticas, você poderá elevar a qualidade dos seus atendimentos e fortalecer a relação com seus consumidores e leads, impulsionando sua retenção e vendas.
Limitações no Uso de Mensagem Automática
Você aprendeu sobre como utilizar uma mensagem automática no WhatsApp Business e como isso ajuda a fornecer resposta automática aos seus contatos, criando uma comunicação mais ágil e fortalecendo o relacionamento, gerando mais vendas.
Embora as mensagens automáticas sejam bastante úteis, há um limite para o número de respostas automáticas que podem ser configuradas no WhatsApp Business. O aplicativo possui limitações que podem impactar a eficiência da comunicação.
Além disso, elas são únicas, não possuindo a possibilidade de oferecer mais respostas automáticas ao cliente conforme a conversa vai avançando.
Uma excelente alternativa para construir fluxos de conversa mais elaborados é utilizando uma plataforma externa que possua o WhatsApp Business API, oferecendo maior flexibilidade e permitindo uma maior personalização das mensagens automáticas como o uso de chatbots no WhatsApp e outras funcionalidades.
Com esses recursos, você pode criar interações mais complexas e adaptadas às necessidades dos seus clientes, utilizando mais funcionalidades do que os disponíveis na versão padrão.
Ampliando as Possibilidades no WhatsApp Business com o uso de Chatbots
Utilizar uma resposta automática é muito útil no atendimento e uma ótima opção para empresas que querem ter uma atendimento mais profissional e de qualidade, melhorando seu processo de vendas e resultados gerais.
No entanto, se você busca escalar sua operação, com ainda mais qualidade e personalização na resposta automática aos clientes, pode considerar o uso dos famosos chatbots de WhatsApp.
A integração de chatbots no WhatsApp Business é uma excelente maneira de melhorar o relacionamento com o cliente. Chatbots de WhatsApp operam continuamente, respondendo a mensagens a qualquer hora do dia ou da noite, sem a necessidade de intervenção humana, o que garante um atendimento 24/7.
Para implementar um chatbot no WhatsApp, é necessário uma plataforma externa e que possua a API oficial do WhatsApp Bussines. Isso evita que seu número seja bloqueado e você perca o acesso a sua conta. Além disso, essas plataformas geralmente oferecem ferramentas que podem ser muito úteis para a gestão do seu negócio.
Em plataformas como o Umber Talk, por exemplo, você pode configurar chatbots para WhatsApp, agentes virtuais que utilizam inteligência artificial e ter acesso a uma plataforma para acompanhar todas as conversas e negociações em tempo real, atendendo às necessidades específicas dos seus clientes.
Os chatbots de WhatsApp são uma das ferramentas essenciais para empresas que lidam com grandes volumes de mensagens, pois gerenciam essas conversas de forma eficiente, reduzindo a necessidade de custos adicionais com pessoal.
Eles também desempenham um papel importante na geração de leads e clientes, coletando informações valiosas dos clientes que podem ser utilizadas para aprimorar suas estratégias de marketing, atendimento e vendas.
Perguntas Frequentes
O que é mensagem automática no WhatsApp Business?
São mensagens pré-definidas que você configura para que sejam enviadas automaticamente quando alguém te envia uma mensagem, tornando seu atendimento mais ágil e eficiente.
Qual o passo a passo para configurar uma mensagem de saudação ou ausência no WhatsApp Business?
Para configurar uma mensagem de saudação ou ausência no WhatsApp Business, basta ir em Configurações > Ferramentas Comerciais > Selecione o tipo de mensagem que deseja ativar a opção e personalizar o texto.
Qual é a importância das mensagens de saudações e ausências?
Essas mensagens são essenciais porque dão as boas vindas ou informam os clientes sobre horários de atendimento, evitando que eles fiquem esperando sem uma resposta inicial.
Como integrar chatbots no WhatsApp Business?
Para integrar chatbots no WhatsApp Business, você precisa de um número aprovado pela API do WhatsApp e configurar um chatbot que utilize inteligência artificial para gerenciar as interações. Para isso, utilize alguma ferramenta especializada, como o Umbler Talk.