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Gerenciamento de custos em projetos: como fazer da maneira correta?

O gerenciamento de custos em projetos é uma atividade indispensável para qualquer empresa que tenha por objetivo o sucesso.

Trabalhar com orçamento e fazer a gestão financeira implica diretamente na lucratividade ou prejuízo do negócio.

Infelizmente, muitas agências de marketing não desenvolvem essa atividade, o que acaba levando a operação ao déficit, uma vez que o valor cobrado pelos trabalhos realizados não paga os custos, o que significa um resultado negativo.

Independentemente da metodologia adotada, a gestão de custos deve ser realizada tomando por base as seguintes ações:

  • planejamento de como será realizada a gestão,
  • estimativa dos custos para cada projeto,
  • orçamentos do projeto,
  • controle dos custos.

Essas ações possibilitam a localização de problemas quanto a precificação dos serviços a serem realizados, bem como apontam as tarefas e os momentos em que as despesas ultrapassam o orçamento, desequilibrando as contas.

É por meio do gerenciamento de custos em projetos que sua agência consegue identificar gargalos e trabalhar para as suas resoluções.

Neste post vamos tratar desse assunto e o quanto ele é importante para a saúde financeira do seu negócio. Continue lendo e saiba mais!

Quais são as vantagens do gerenciamento de custos em projetos?

Como já mencionado, o gerenciamento de custos em projetos possibilita um controle total sobre os orçamentos e finanças das diversas tarefas realizadas pela agência de marketing.

A partir desses controles, que devem ser realizados para cada trabalho desenvolvido, além das possibilidades de avaliação que a gestão possibilita, um histórico financeiro fica registrado, facilitando o dimensionamento de custos e valores a serem cobrados nas novas propostas.

Dentre as diversas vantagens da gestão de custos, devem ser destacadas:

Orçamento mais preciso para o ano

O gerenciamento de custos em projetos permite que sua agência possa realizar um orçamento mais preciso para o ano, ou seja, tomando por base informações das diversas áreas é possível chegar aos objetivos a serem alcançados.

Para isso, devem ser utilizadas as seguintes informações:

  • histórico de faturamento do último período,
  • previsão de negócios para o próximo ano,
  • custos dos projetos realizados,
  • investimentos a serem realizados.

Esse conjunto de informações colabora na criação de um orçamento bastante próximo da realidade, com o qual os gestores conseguem prever os momentos de alguma dificuldade e aqueles que possibilitam investimentos e o crescimento da operação.

O gerenciamento dos custos, por sua vez, possibilita uma análise criteriosa dos gastos nas diversas atividades inseridas em um projeto.

A análise desses documentos mostra detalhadamente o comportamento financeiro para cada tipo de trabalho desenvolvido, antecipando e possibilitando ações para correções de processos ou a busca de alternativas para a diminuição dos custos.

Precificação correta

Outra grande vantagem que o gerenciamento de custos em projetos proporciona é a assertividade na precificação das propostas.

Tomando por base o histórico e os processos realizados na estimativa e orçamento de um novo trabalho, os custos são facilmente diagnosticados, o que permite apresentar valores de vendas competitivos, mas que não comprometam a qualidade ou o resultado das operações.

Em um mercado concorrido e fragilizado como vivemos nos tempos atuais, pior do que não ganhar uma concorrência é pagar para trabalhar.

Portanto, a precificação correta é fundamental para o sucesso de uma agência, possibilitando a sua manutenção e crescimento, sem inviabilizar a área comercial em função dos preços praticados.

Fluxo de caixa mais saudável

O fluxo de caixa saudável ocorre através da integração das áreas:

  • comercial,
  • projetos,
  • financeira.

Esses três setores, através da gestão de custos, passam a trabalhar integrados, uma vez que é possível priorizar campanhas e vendas com menores margens de lucro em determinados períodos, bem como projetar contratações e investimentos.

Isso se dá por meio da avaliação do orçamento anual e do controle de custos, que reflete diretamente no fluxo de caixa de sua agência.

Portanto, antecipadamente é possível tomar as providências necessárias para evitar problemas financeiros.

Como fazer o gerenciamento de custos em projetos?

O gerenciamento de custos em projetos deve ser constante, ou seja, a partir do orçamento anual e da gestão dos serviços prestados é possível aplicar correções e ações para a viabilização técnica e financeira de cada trabalho realizado pela agência.

O primeiro passo é adotar ou desenvolver uma metodologia para a gestão financeira a ser aplicada a todo o projeto que venha a ser iniciado na agência.

A partir da definição dos métodos utilizados, para cada novo projeto deve-se desenvolver as demais ações já mencionadas neste post.

Na fase de estimativa de custos, é necessário fazer o levantamento dos recursos a serem utilizados para o desenvolvimento dos trabalhos, como:

Tomando por base os históricos e as informações do cotidiano, é possível fazer a previsão do quanto isso tudo consumirá em termos de horas e valores no projeto a ser desenvolvido.

Na sequência, deve ser realizado o orçamento do projeto, no qual são definidos os fornecedores, produtos e soluções que serão aplicados efetivamente para o desenvolvimento dos trabalhos.

Nesse momento, os fornecedores são contatados para apresentarem suas propostas, quando acontece a escolha dos caminhos a serem tomados para a execução do serviço.

Portanto, sabe-se o quanto custará à empresa a realização do projeto analisado.

Por fim, o controle dos custos é fundamental, uma vez que todos os custos relacionados a determinado projeto são registrados e documentados.

A gestão acompanha de perto cada atividade, pois os orçamentos precisam ser atendidos de acordo com o planejamento inicial.

Essa ação evita prejuízos na operação, já que o objetivo dos serviços prestados estará de acordo com a proposta apresentada ao cliente e com as estimativas e orçamentos financeiros do projeto.

A agência, no entanto, pode, a partir de uma reavaliação do trabalho em andamento, cujas mudanças sejam cruciais para o sucesso da operação, renegociar valores, prazos e metas a serem alcançadas.

Essas situações são comuns, na medida em que determinada tarefa a ser realizada apresenta outras possibilidades que, se implantadas, acrescentariam benefícios e melhores resultados ao contratante.

A equipe comercial deve, então, apresentar as novas possibilidades e pode, a partir de uma tratativa que envolva uma nova negociação, reformular o projeto com alterações, inclusões e mudanças de escopo que possam ser realizadas.

Nesse caso, aplica-se novamente a gestão de custos, para que um novo estudo seja realizado e adequado às modificações solicitadas.

A saúde monetária da sua agência de marketing depende de um acompanhamento aprimorado e cuidadoso da área financeira, portanto, se você ainda não trabalha utilizando ferramentas de apoio, pense a respeito!

Agora que você já conhece o gerenciamento de custos em projetos, continue conosco e leia nosso post que apresenta o papel do gerente de projetos em agências!

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