Uma das respostas que todo líder busca diariamente diz respeito a como delegar tarefas do jeito certo.
O receio de que as obrigações não sejam realizadas da maneira correta e os objetivos não sejam alcançados faz com que muitos empreendedores e executivos centralizem as atividades.
Isso acaba causando problemas a organização, pois na falta desse profissional a empresa não sabe como agir ou resolver determinadas situações.
Outro problema está diretamente relacionado com o nível de estresse daquele que centraliza as atividades, causando problemas de saúde física e psíquica em função da carga de responsabilidade assumida.
Nesse post vamos apresentar como delegar tarefas do jeito certo. Continue lendo e saiba mais sobre esse importante assunto!
Qual a importância de saber delegar tarefas?
Delegar e gerir tarefas é importante para a sustentabilidade da empresa, pois promove:
- preparação para o futuro,
- enfrentamento dos momentos difíceis,
- manutenção da operação,
- crescimento do negócio,
- estabilidade e metodologias para tomada de decisão e ações.
O líder não pode fazer tudo sozinho e precisa dividir com sua equipe os serviços a serem realizados, possibilitando que a empresa possa operar independente de sua presença.
A partir de regras e métodos bem definidos e o envolvimento da equipe na operação as decisões passam a ser tomadas com tranquilidade e baseadas nos princípios e objetivos corporativos.
Como delegar tarefas do jeito certo?
Como podemos observar, delegar é fundamental para o sucesso de qualquer operação e valorização de todos os envolvidos nos trabalhos diários, no entanto, essa ação precisa ser tomada considerando alguns pontos fundamentais, como:
Conheça sua equipe
Conhecer detalhadamente sua equipe é o primeiro passo a ser tomado para o êxito dos trabalhos.
O currículo não é suficiente para identificar quem realiza ou não as tarefas com qualidade, produtividade e no tempo desejado.
Portanto, é muito importante saber colocar as pessoas certas para cada atividade, monitorando e avaliando se desenvolvem suas obrigações atendendo as necessidades do negócio.
Não há outra maneira para descobrir os pontos fortes e fracos da sua equipe que não seja delegando atividade, oportunizando o trabalho e avaliando os resultados.
Oficialize a delegação
A partir do momento em que você passa responsabilidades para os membros de sua equipe é importante que a informação seja oficializada e comunicada aos demais.
O efeito dessa atitude gera compromisso por parte de quem a recebe.
Essa informação precisa ser conhecida por todos os envolvidos, gerando crédito para aquele que irá realizar as atividades e passa a ser o responsável em cumpri-las adequadamente.
Nesta etapa podem ser utilizados aplicativos envolvendo todas as pessoas ligadas às atividades ou quadros físicos usados para comunicações e avisos.
Determine bem as tarefas e os prazos
Para se ter sucesso no processo de delegar tarefas do jeito certo é importante que a pessoa que está recebendo a incumbência por alguma atividade saiba exatamente o que deve ser feito, os prazos para a realização e o que se espera como resultados.
É preciso ensinar, explicar e informar detalhadamente os objetivos e as expectativas da empresa.
Não há como alguém desenvolver uma atividade com qualidade sem saber o que precisa ser feito, por isso, todo material de apoio é importante para facilitar a vida daquele que assumirá a responsabilidade pela execução do trabalho.
Com relação ao prazo é importante negociar e estabelecer datas, para que as expectativas fiquem claras e sirvam como parâmetro para a avaliação de desempenho, levando sempre em conta a determinação de um período plausível para a conclusão dos trabalhos.
Fique disponível para dúvidas e auxilie os colaboradores
Outro ponto importante é estar à disposição das pessoas que recebem a incumbência na realização dos trabalhos, para eventuais dúvidas, esclarecimentos e apoio, especialmente nas primeiras vezes em que as atividades serão desenvolvidas.
Para que os compromissos sejam realizados dentro das expectativas do líder é preciso que o acompanhamento nos primeiros tempos sejam efetivos.
Mostrar como e porque as funções devem ser realizadas de determinada maneira ajuda e facilita o entendimento e o alcance dos objetivos traçados.
Portanto, esteja à disposição até que os profissionais estejam prontos para assumirem os serviços de forma contínua e independente.
O desenvolvimento de materiais escritos apresentando o que, como e quando fazer, refletirá positivamente no alcance das metas.
O resultado na delegação de atividades é que todos ganham com essa possibilidade, onde o líder passa a dispor de mais tempo para empreender, criar e inovar e as oportunidades são apresentadas aos colaboradores para demonstrarem suas capacidades.
Agora que você já sabe como delegar tarefas do jeito certo, saiba mais sobre a gestão de tarefas para times pequenos: 5 ferramentas para facilitar sua vida profissional.