Equipe Umbler
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Como otimizar processos da minha agência?

Independentemente das ferramentas utilizadas e dos investimentos realizados, se uma agência não otimizar processos, não conseguirá atingir os resultados desejados.

A otimização consiste em melhorar sob todos os aspectos cada processo que faz parte do cotidiano da sua empresa.

Para se alcançar os resultados esperados é necessário esforço, estudos e ações que efetivamente resolvam os chamados “gargalos” que impedem o equilíbrio e crescimento do empreendimento.

A falta de uma metodologia de trabalho e de definições com relação ao que fazer diante de problemas e das mais diversas situações do dia a dia de uma agência impedem que ela cresça e conquiste novos espaços no mercado.

O retrabalho e as discussões infrutíferas a respeito dos problemas enfrentados causam situações que prejudicam o ambiente, tais como:

  • conflitos internos,
  • prejuízos financeiros,
  • desarmonia entre os colaboradores,
  • baixa qualidade dos trabalhos realizados,
  • alto turnover.

O melhor caminho para evitar essas situações e garantir que sua agência de marketing atinja seus objetivos com profissionalismo, sabendo exatamente o que se passa com relação a cada atividade em desenvolvimento é por meio da otimização dos processos.

Para isso, algumas questões precisam ser avaliadas, visando saber se sua empresa possui regras bem estabelecidas e se os seus processos estão sendo bem trabalhados, tais como:

  • Quando começa e termina cada processo?
  • Quais atividades fazem parte de cada processo?
  • Quem são os responsáveis pelas atividades?
  • Qual a duração de cada atividade?
  • Qual o resultado esperado ao final do processo?

Neste post apresentamos como otimizar processos e os benefícios conquistados com a sua implantação. Continue lendo e conheça mais a respeito!

Quais os benefícios de otimizar processos?

Otimizar processos colabora para a identificação de possíveis problemas em tempo hábil, em que ações são realizadas para contornar a situação, garantindo qualidade e bons resultados.

Se alguma das perguntas citadas acima não foi respondida com segurança, é hora de uma avaliação a respeito e, quem sabe, seja o momento adequado para a implantação de uma metodologia de trabalho para a sua empresa.

O desenvolvimento de controles e a definição de ações a serem tomadas diante das mais diversas situações possibilitará à sua agência a conquista de um padrão de qualidade e alto desempenho nos trabalhos realizados, pois será possível:

Reduzir custos

Quando a equipe sabe exatamente o que e como fazer, o retrabalho diminui consideravelmente, uma vez que se evita que cada colaborador busque a alternativa que melhor atenda suas particularidades, sem a visão do todo.

Regras bem estabelecidas e processos definidos adequadamente evitam que trabalhos sejam devolvidos, oportunizando produtividade, qualidade e a efetiva redução dos custos.

Isso significa que horas de trabalhos infrutíferas sejam evitadas e a resolução dos problemas seja realizada de forma integrada, envolvendo os profissionais ligados à tarefa em questão.

Reduzir riscos

Otimizar processos também evita que trabalhos sejam entregues sem que uma avaliação a respeito seja realizada, garantindo que os resultados atendam aquilo que está sendo esperado pelo cliente.

Os processos e suas ações, a partir de métodos e regras estabelecidos, fazem com que a cada atividade, uma avaliação com relação à qualidade e aos objetivos ocorra, ou seja, um controle de qualidade constante e rigoroso pode ser implantado em cada etapa. 

Isso diminui os riscos em gerar insatisfação com os trabalhos entregues e uma má impressão com relação à desorganização da sua agência.

Melhora dos resultados

O alinhamento das atividades e o conhecimento das responsabilidades de cada colaborador permitem que os trabalhos sejam entregues dentro de um padrão de qualidade que satisfaz as exigências do mercado.

Além disso, o estabelecimento de metas auxilia no aumento da produtividade e no engajamento da equipe, pois, cada profissional sabe exatamente quais são as suas obrigações e como atingi-las com qualidade.

Com isso, os resultados melhoram em termos de satisfação do mercado, bem como na conquista de novos trabalhos, clientes e o consequente aumento das receitas.

Resolução dos problemas

Como já mencionado, a resolução dos problemas são realizadas de forma tranquila, evitando-se estresse, uma vez que otimizar processos possibilita a localização das não conformidades de maneira antecipada, o que evita transtornos e prejuízos.

Quando todos os colaboradores estão atentos aos processos e envolvidos na qualificação dos trabalhos desenvolvidos, os problemas são menores e quando surgem, são rapidamente identificados e resolvidos.

Como otimizar processos?

Diante dos benefícios conquistados quando sua agência busca a otimização dos processos, é necessário agora saber como realizar essa tarefa.

Isso pode ser feito com a utilização de alguma ferramenta de apoio que colabore na adoção das melhores estratégias, ou uma metodologia pode ser desenvolvida internamente, atendendo às particularidades e características do seu negócio.

Para isso, independentemente da decisão tomada, é necessário que sua agência:

Identifique os problemas

Relacionar todos os processos que fazem parte das atividades da agência e cada ação tomada para que as tarefas tenham início, meio e fim é o primeiro passo a ser realizado.

Uma análise criteriosa das tarefas desenvolvidas em cada processo e a identificação dos problemas são fundamentais para se criar regras e ações que devem ser tomadas nas mais diversas situações que possam ocorrer.

Essa tarefa deve ser realizada a partir de conversas com cada colaborador envolvido no processo, localizando os chamados “gargalos”, identificando-os e avaliando os resultados que podem causar, quando não devidamente tratados.

Algumas questões precisam ser consideradas em cada atividade:

  • As informações na entrada da tarefa atendem aos requisitos para o seu desenvolvimento?
  • As ferramentas de trabalho estão adequadas às tarefas?
  • Como é realizada a avaliação e controle de qualidade da tarefa desenvolvida?

Com a identificação dos processos e problemas que podem acontecer durante o seu percurso, é hora da criação das estratégias a serem tomadas.

Desenvolva estratégias de melhorias

A estratégia de melhoria dos processos deve considerar alguns pontos fundamentais:

  • o que será feito,
  • como será desenvolvido,
  • por quem,
  • quando isso acontecerá,
  • qual o resultado esperado.

Como já mencionado, existem técnicas e metodologias que podem colaborar no desenvolvimento de estratégias, no entanto, basicamente essas são as questões a serem respondidas para cada ação.

A partir das respostas, que devem ser tratadas em conjunto com os líderes das equipes, é possível definir as responsabilidades, criar um cronograma de ações e garantir que o produto desenvolvido atenda às expectativas do contratante.

Esse é o momento para determinar modelos, formas e regras, estabelecendo necessidades e como as tarefas devem ser realizadas e repassadas para a continuidade dos processos.

Essas definições devem ser formalizadas e apresentadas a todos os colaboradores, possibilitando que cada um saiba exatamente o que se espera com relação aos resultados.

Os profissionais, nesse encontro, podem apresentar suas dificuldades e necessidades para cumprirem com êxito suas atividades, onde situações devem ser ajustadas e adaptações realizadas para o sucesso do projeto.

No entanto, é fundamental que a visão seja voltada a toda a agência, uma vez que muitos profissionais possuem a visão única da sua área, sem considerar as necessidades e tarefas que envolvem outros setores.

Portanto, equilíbrio e ajustes que atendam a todas as áreas precisam ser avaliados e discutidos entre os envolvidos, buscando-se a melhor condição para atender a todos os interesses e necessidades.

Implemente a resolução dos problemas

Após o levantamento dos processos, a localização de possíveis problemas e a definição das estratégias a serem utilizadas para evitá-los ou contorná-los, é hora de implementar a nova metodologia.

Nessa fase, é importante uma reunião com todos os envolvidos, na qual apresenta-se o que será feito e qual a expectativa esperada com a adoção das estratégias.

Todas as dúvidas devem ser tratadas e, mais uma vez, ajustes podem ser realizados, visando corrigir possíveis situações não previstas e detalhes que passaram despercebidos.

Desenvolver o projeto envolvendo os colaboradores aumenta substancialmente o sucesso da implantação, diminuindo a resistência e criando um clima de colaboração.

É importante reconhecer que otimizar processos e criar métodos que atendam às necessidades não são trabalhos estanques, que não possam sofrer melhorias e adaptações, portanto, novas e boas ideias serão sempre bem-vindas e podem vir a ser incorporadas ao documento.

A implementação das ações deve receber uma atenção especial, em que cada colaborador precisa ser treinado e adaptado às exigências estabelecidas.

Para isso, o treinamento é fundamental e o conhecimento do todo é importante para que a equipe sinta-se integrada e participante das melhorias e regras estabelecidas, compreendendo os resultados que serão obtidos e de que forma devem contribuir para o seu sucesso.

Na medida das possibilidades, busque automatizar os processos, através da implantação de ferramentas que ajudem com o controle, informação e integração de todos os envolvidos.

Existem excelentes aplicativos disponíveis no mercado que podem colaborar efetivamente nas tarefas, tais como:

  • Asana,
  • Evernote,
  • Feedly,
  • MindMeister,
  • Pocket,
  • Slack,
  • Trello.
  • Notion

Existem ainda as ferramentas específicas para as agências, que vêm ganhando visibilidade, é o caso do eKyte, iClips, entre outras.

Monitore os resultados

A última ação a ser tomada e que precisa ser constante, fazendo parte da rotina da sua agência de marketing, envolve o monitoramento dos resultados.

Isso significa acompanhar e avaliar se as regras e métodos estabelecidos estão sendo atendidos de acordo com as especificações.

Nessa fase é comum observar a resistência de alguns colaboradores, que possuem dificuldades em se adaptar à nova realidade.

Vale, nesses casos, uma conversa com esse profissional, na qual sejam apresentados os:

  • benefícios, 
  • vantagens, 
  • controles, 
  • qualidade, 
  • melhora dos resultados.

Um trabalho de conscientização que demonstre a profissionalização das atividades e o alcance de melhores resultados favorece o apoio e envolvimento dos participantes no processo.

O monitoramento das atividades precisa ser diário e as situações precisam ser corrigidas e readaptadas, aprimorando as tarefas e melhorando os processos.

Os profissionais que não conseguem atender às expectativas e normas estabelecidas precisam ser treinados ou, então, transferidos para outras atividades que possam suprir as necessidades da empresa.

Otimizar processos de uma agência exige vontade, esforço, paciência, persistência e dedicação, no entanto, após a implantação desse novo conceito é perceptível a melhora dos resultados, satisfação dos colaboradores e a fidelização de clientes.

Todo profissional se motiva com as melhorias e quando percebe a evolução da empresa na qual atua.

Os clientes, por sua vez, recebem trabalhos desenvolvidos com maior qualidade e percebem essas mudanças, que acabam se refletindo positivamente em seus negócios.

Promover um bom ambiente corporativo, cercado de métodos e processos bem estabelecidos, ajuda sua agência a conquistar novos espaços e garante qualidade aos serviços prestados, o que acaba agradando a todos.

Agora que você já sabe como otimizar processos, continue conosco e leia nosso post que apresenta a Estratégia de Kernel: como utilizá-la para aumentar os resultados da agência?

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