Cada vez mais é preciso desenvolver uma gestão de tarefas com qualidade, sem perder tempo e que possa ser trabalhada de forma integrada, atendendo as mais diversas necessidades de uma agência.
O sucesso de qualquer empreendimento está em como fazer mais com menos, portanto, é fundamental que ferramentas auxiliem os processos, controles e andamento dos projetos, facilitando a vida da equipe de trabalho.
As agências em especial, precisam cuidar e controlar tantos detalhes que fica praticamente impossível desenvolver rotinas diárias sem o auxílio de ferramentas de apoio.
Além disso, são necessárias informações sobre todas as tarefas, para que os profissionais possam dar continuidade aos seus trabalhos. Sem a ajuda dessas plataformas irão ocorrer dificuldades para se conhecer exatamente qual a situação e fase de cada processo.
Nesse post apresentamos 5 ferramentas essenciais para facilitar o controle dos processos e a gestão de tarefas. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!
O que é gestão de tarefas e por que ela é fundamental?
A gestão de tarefas é o controle de todos os processos desenvolvidos cotidianamente pela equipe de uma agência.
Gerir é controlar, administrar, gerenciar para manter algo funcionando. Nas agências, a gestão de tarefas está relacionada à administração e controle de todos os processos desenvolvidos diariamente pelos profissionais, sendo fundamental para o sucesso da operação, uma vez que:
- ajuda a aumentar a produtividade,
- melhora a eficiência,
- diminui atrasos de entrega,
- não sobrecarrega determinados setores,
- colabora na priorização do que deve ser desenvolvido.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de tarefas para agências?
As agências devem fazer uso de ferramentas de gestão de tarefas que estão disponíveis na internet e que colaboram efetivamente na organização e no alcance dos objetivos da empresa.
Dentre elas, podemos destacar:
Trello
O Trello é uma ferramenta que possibilita um perfeito controle das atividades de qualquer projeto que esteja sendo desenvolvido.
Essa ferramenta utiliza o método conhecido como Kanban, também chamado de gestão visual.
Através dele é possível saber em qual fase o projeto se encontra e, além disso, incluir outros membros, atribuindo tarefas a eles.
O Trello pode auxiliar muito os times pequenos, afinal, você consegue centralizar todos os trabalhos que estão sendo realizados, quem é o responsável e pode, ainda, dar encaminhamentos centralizados para a equipe, saindo do famoso problema de falta de comunicação que acontece por causa de comunicados boca a boca.
Asana
O Asana é uma excelente ferramenta para gerir tarefas realizadas em grupo, pois apresenta um calendário onde pode-se identificar qual job está com qual membro da equipe.
Essa ferramenta também utiliza o método Kanban, além de ofertar a possibilidade de visualizar as tarefas através de calendário e listas.
Além disso, oferece comentários em forma de fórum de discussão, possibilitando e facilitando o relacionamento entre os diversos envolvidos em uma mesma tarefa.
Muitas vezes, em agências com time pequenos, algumas pessoas se tornam responsáveis por administrar todo o trabalho, as sobrecarregando e limitando a qualidade do trabalho.
Por isso, esses comentários são extremamente úteis para que o time possa ver o desenvolvimento de cada etapa, além de permitir que todos da equipe se envolvam e opinem.
iClips
O iClips é um sistema de gestão (ERP), voltado para agências, apresentando soluções voltadas à:
- gestão financeira,
- gestão de projetos,
- business intelligence.
A plataforma é bastante completa e contribui para uma perfeita organização das agências de marketing, inclusive das tarefas.
Por ofertar serviços em diversas áreas, pode ser de grande valia para times pequenos, centralizando e compartilhando informações com todos.
Ela utiliza a metodologia OGO, que busca otimizar por completo todo o trabalho realizado pelas agências.
Wunderlist
O Wunderlist também atua com a gestão de tarefas, no entanto, uma de suas principais características está em disparar alertas a respeito do status de cada compromisso assumido.
A ferramenta envia através de e-mail, ou no celular, alertas sobre tarefas a serem entregues, em fase de vencimento e as que estão atrasadas.
É uma ótima solução para agências que sofrem de dificuldades no gerenciamento do tempo, sendo mais indicada para micro ou pequenas tarefas.
Evernote
O Evernote possibilita aos seus usuários uma participação nos projetos através da inserção de recursos visuais, tais como:
- imagens,
- documentos digitalizados,
- páginas da internet.
Apesar de apostar em recursos visuais, não utiliza nenhuma metodologia em específico.
O objetivo é o de centralizar informações, favorecendo o alcance a materiais que possam contribuir na identificação e resolução das tarefas, facilitando e contribuindo para a qualidade das entregas finais.
Ela é indicada para quem deseja armazenar de forma organizada volume de informações em formatos variados. Ou seja, é ideal para agências que precisam se organizar e centralizar as informações.
Dica extra: Slack
Por último e como dica extra, o Slack é um excelente canal de comunicação que substitui o e-mail em conversas rápidas.
Por ser um canal de comunicação rápido, ele é ideal para ser utilizado em times pequenos e pode facilmente substituir uma reunião.
Com essa ferramenta é possível criar canais de comunicação por assunto, portanto, eles não se misturam, o que facilita muito o entendimento e agiliza as conversações.
No Slack é possível:
- marcar pessoas,
- compartilhar arquivos,
- integrar com outras ferramentas,
- enviar GIFs.
Agora que você já conhece diversas ferramentas de gestão de tarefas, que tal conhecer a Umbler e suas soluções? Acesse nosso site e saiba como podemos colaborar com o seu negócio!
O Wunderlist foi descontinuado e os usuários serão encaminhados para o Microsoft To Do.
O Todoist é uma ótima opção ao Microsoft Todo, vale a pena conferir.