Marta Marco Buyolo
Marta Marco Buyolo, Marketing Specialist Umbler

Como otimizar os resultados sem ficar na tentativa: O caso das agências digitais

Conhecemos de perto o fascinante mundo das agências digitais. Muita criatividade, inovação, equipes talentosas e projetos interessantes. Mas também sabemos o que isso implica. Carreiras, trabalho contra o relógio, horas extras no escritório, pressão e altas expectativas dos clientes. Soma-se a isso a quase constante obrigação de se manter atualizado, devido aos rápidos avanços no mundo digital. Na verdade, muitas vezes, investindo tempo no treinamento da equipe, deixamos passar grandes oportunidades.

Mas não entre em pânico com esse cenário.

Na Umbler, propomos uma solução para fazer projetos digitais que surpreendam e fascinam os clientes, fazendo o seu negócio crescer e expandindo novos horizontes. É então a hora de chegar ao próximo ponto. Não é agora o melhor momento para terceirizar tarefas que melhorem os resultados?

To outsource or not… Essa é a questão

Dando uma olhada no Panorama de Agencias Digitais 2018, recentemente publicado pela Resultados Digitais, os profissionais das agências relataram enfrentar principalmente dificuldades de gestão, devido à dinâmica do contra-relógio em que as agências costumam trabalhar.

A sobrecarga de atividades, o impulso de aceitar projetos mais complexos, a necessidade de ter especialistas em dezenas de áreas específicas, a busca constante por profissionais capacitados, ou a entrega expressa e prazos curtos, são alguns dos principais pesadelos no dia a dia das agências. Isso acaba diminuindo a produtividade e a eficácia na gestão dos projetos, perdendo grandes negociações devido à falta de recursos.

Este panorama nos dá a oportunidade de chegar ao ponto que queremos.

São as grandes e profissionais agências digitais que conseguem lidar com a exigente rotina diária. Mas isso também é possível através da terceirização. É difícil para eles seguirem o ritmo de um setor que está sempre evoluindo e que não mostra sinais de desacelerar os avanços e inovações. A verdade é que a agência tradicional de serviço completo já entrou na história. Ninguém pode se especializar em tantos campos em tão pouco tempo. Se os avanços constantes da tecnologia afetaram as grandes agências, o que acontece com as pequenas agências digitais?

Elas têm a grande vantagem de oferecer um serviço mais personalizado e direto aos seus clientes, com um ambiente mais amigável e familiar. Perfeito para quem espera grandes resultados, mas que gosta de curtir todo o processo da parceria ao máximo. Estamos, portanto, enfrentando um desafio: o dos recursos. Muitas vezes é a falta de ferramentas, processos ou capital humano que retarda o sucesso dessas agências. Qual seria a melhor solução aqui? Sem dúvida, acreditamos que seria delegar tarefas a profissionais externos.

O outsourcing de serviços é, sem dúvida, a melhor estratégia para gerenciar projetos com os quais você deseja obter resultados impecáveis, de alta qualidade e que incorporem as últimas tendências em tecnologia e inovação. E a melhor coisa é que com a terceirização você tem os especialistas mais preparados à sua completa disposição.

Vamos ver alguns exemplos:

Enzo é um desenvolvedor freelancer e Pedro é o proprietário de uma pequena agência digital com 3 funcionários. Ambos têm anos de experiência e sabem exatamente o que precisam fazer. No entanto, acumulam tantas tarefas ao longo do dia que acham difícil fazer todo o trabalho pela frente e com o melhor resultado. Mais ainda com tanto trabalho, nem pensar em ficar atualizado nas últimas tendências em tecnologia. Neste ponto, eles pagariam por alguém para ajudá-los com as tarefas mais pesadas e monótonas, ou aqueles que exigem mais conhecimento e especialização, para que possam se concentrar no que é importante: administrar o negócio e crescer. E como fazer isso?

Entendemos que um profissional que é exigente com os resultados de seus projetos e trabalhos não vê com facilidade o ato de delegar tarefas importantes a uma pessoa externa ou a alguém que não conhece. Mas é hora de mudar o mindset.

Atualmente, existem no mercado muitas empresas de tecnologia altamente especializadas e com experiência, que darão ao seu projeto um giro de 360 graus. Por exemplo, na área de hospedagem na web. Entre elas está a Umbler, que desde sempre teve a missão de facilitar a vida de desenvolvedores e agências digitais. A empresa nasceu para oferecer serviços de ponta e minimizar ao máximo o tempo gasto com gerenciamento de domínios, sites e emails. E é assim que viemos fazendo desde o começo. Temos nos especializado nas mais recentes tecnologias de mercado e investimos em manter a equipe atualizada sobre as últimas tendências do setor. Então contratar serviços com empresas como a Umbler significa contratar especialistas profissionais em uma área específica, como o cloud hosting, sem correr riscos. É ter os especialistas ao seu alcance.

E neste artigo queremos tirar o máximo proveito da terceirização de serviços, deixando para trás mitos e lendas e focando nas vantagens. Afinal, é isso que nos interessa. Você vai nos acompanhar?

Se olharmos para o panorama das agências no Brasil, o país é dominado principalmente por pequenas agências. Para elas, enfrentar todos esses desafios de uma rotina de trabalho exigente e seguir as tendências, exigiria um investimento exorbitante. É por isso que insistimos que recorrer a empresas especializadas com as quais colaborar, permite que a pequena agência enfrente os novos desafios digitais sem ficar para trás no caminho. Talvez seja por isso que o sucesso dos serviços de terceirização é ilustrado por metade das agências em expansão pelo Brasil e que já estão contratando serviços de empresas externas. De acordo com o Panorama, 50,3% das agências tendem a terceirizar, entre outros, a produção de conteúdo digital, a criação de páginas e aplicativos na web.

Delegar tarefas é a resposta às suas necessidades e a única maneira de economizar tempo para outras coisas mais importantes. Poderíamos elaborar uma lista extensa com os benefícios de delegar os trabalhos mais especializados, tediosos e pesados. Mas vamos deixar isso para depois. Vamos nos concentrar em três dicas para começar a mudar a mentalidade para a importância de contratar especialistas de fora.

1. Detecte as tarefas que podem ser terceirizadas

Para quem está começando e nunca terceirizou tarefas, o primeiro passo seria elaborar uma lista de todas as tarefas e destacar quais poderiam ser terceirizadas e quais não precisariam. Aqui podemos identificar dois tipos: as mais monótonas e repetitivas, ou as mais complexas e que exigem a maior especialização do time. Por exemplo, a criação de conteúdo, ou postagem ativa nas redes sociais e a otimização de SEO, ou a criação de aplicativos ou páginas da web e seu gerenciamento.

DICA: Nós recomendamos que você conheça em detalhes todo o processo de negociação com seus clientes, o que é o projeto, quais poderiam ser os possíveis impedimentos, o que busca o cliente, e quais são suas maiores expectativas em relação ao projeto. Conhecendo os pontos fracos e pontos fortes do projeto, podemos identificar quais profissionais externos precisaremos contratar para oferecer os melhores resultados possíveis.

Você sabia? Uma maneira de gerenciar melhor seus clientes é usar planilhas. E aqui nós entramos. Vamos te mostrar como criar planilhas do Google que conterão todas as informações sobre seus clientes, expectativas e preferências atuais. Um banco de dados com uma das informações mais importantes da empresa. Com ele, você pode saber em que estágio da negociação está com seus clientes e quanto avançaram com os projetos. Esse excelente mapeamento também permite que eles saibam de relance quais são as expectativas de cada um e como o melhor serviço pode ser oferecido.

2. Na busca pelo especialista profissional

Como vimos no gráfico anterior, as empresas tendem a terceirizar trabalhos como design, programação ou criação de conteúdo. Essas tarefas são fáceis de delegar a outros profissionais especializados para ganhar tempo para se dedicar a outras coisas. Mas “como escolher o melhor freelancer” é uma questão que sempre nos perguntamos. Procurar o freelancer mais barato não é o melhor critério de seleção. Se terceirizamos, queremos fazê-lo com profissionais que contribuem com mais valor para nossos projetos, por isso precisamos encontrar aqueles cuja as habilidades e experiências melhoram muito a qualidade do trabalho. Você pode aprender conosco como terceirizar os trabalhos principais sem perder qualidade. Desta forma, queremos ensiná-los a gerenciar o trabalho de freelancers usando as planilhas.

DICA: Usando a planilha, você pode classificar se o trabalho terceirizado é um projeto inteiro ou só são algumas tarefas de diferentes tamanhos e importância. Isso nos permite identificar quantos freelancers precisamos para qual tarefa. A planilha é um snapshot de todas as informações para que possamos entendê-las rapidamente só dando uma olhadinha.

Você sabia? Quando o projeto tem a visão e novas idéias de um especialista de fora da empresa, ele abre as portas para a criatividade e a inovação, propondo novas ideias ou alternativas para gerenciar o projeto. Isso causará um impacto muito positivo no resultado final.

3. Tenha especialistas de acordo com os requisitos do projeto

Depois de entender a importância do outsourcing, o negócio flui sozinho. E é isso, crescer e profissionalizar como uma empresa envolve ter um número maior de talentos e especialistas, o que nem sempre significa aumentar a força de trabalho. Podemos solicitar seus serviços no prazo, só para alguns projetos. Isso é fazer mais com menos. Então o próximo passo seria contratar a pessoa ou empresa certa para executar as tarefas que desejamos delegar.

DICA: Assim como é importante fazer uma planilha com as tarefas internas e as terceirizadas, é importante criar uma planilha registro de todos os serviços que terceirizamos e os contatos. Aqui também recomendamos escrever um pequeno feedback sobre como a experiência foi. O mais aconselhável é sempre ter os mesmos profissionais com quem já trabalhamos, se eles responderem ao perfil do projeto. Eles já nos conhecem e sabem qual é a nossa maneira de trabalhar. Fortalecendo essas alianças, podem abrir caminho para contínuas parcerias, com melhores preços e um tratamento VIP.

Você sabia? Atualmente, existem muitas páginas na Internet que têm perfis de freelancers com exemplos de outros trabalhos já realizados. Com essas plataformas, temos acesso a um grande número de profissionais classificados por especialização. Deixamos alguns sites que podem ser interessantes: workana, 99freelas, freelancer.com, etc.

Por meio da terceirização, as agências reforçam sua presença no mercado e garantem um crescimento bem-sucedido expandindo sua base de clientes

 

CONCLUSÃO

Implementar todas essas dicas do dia para a noite não é uma tarefa fácil, especialmente para pequenas agências. Mas devemos ser realistas. Com o panorama digital crescendo continuamente e as necessidades dos clientes sempre evoluindo, o setor das agências tornou-se cada vez mais desafiador e exigente.

A empresa que originou a Umbler também nasceu em um pequeno escritório com pessoas que tinham em comum o desejo e o entusiasmo de levar o projeto adiante. Havia muitas tarefas e uma equipe muito pequena para lidar com tudo. Nós precisamos também do esforço e a colaboração de uma comunidade de profissionais externos para nos ajudar a continuar crescendo. E acredite em nós, o esforço valeu a pena! Durante esta aventura aprendemos sobre a importância de delegar tarefas e fechar parcerias que nos ajudaram a obter eficiência e otimizar os resultados. E olhando para trás, é definitivamente algo que podemos recomendar. Sem dúvida, ajuda a ganhar rapidez nos processos, qualidade nos resultados, e perspectiva graças a um ponto de vista externo. Mas o mais importante, deixar mais tempo para se dedicar a outras coisas de maior importância.

Qual é o próximo passo? Uma vez imersos no mundo da terceirização, você pode começar a fechar projetos muito mais ambiciosos e complexos com os clientes. Ao formar pequenas agências ou equipes, dentro da própria agência, esse trabalho se concentrou em cada projeto, que tem seus colaboradores freelancers. Aqui, é quando o negócio começa a funcionar sem exigir grandes preocupações e contando com os melhores especialistas do mercado no momento em que eles são mais necessários.

Se você tem interesse em mergulhar a fundo nesse assunto, aproveitando nossas planilhas para organizar seus processos e terceirizações, saiba que em breve iremos publicar um e-Book muito mais completo que irá melhorar a produtividade e a eficácia de sua agência.

Quer ser avisado(a) em primeira mão assim que o e-Book estiver pronto? Deixe seu nome e email abaixo

Marta Marco Buyolo
Marta Marco Buyolo, Marketing Specialist Umbler