Uma vez que todos nós temos as mesmas 24 horas, por que é que algumas pessoas alcançam muito mais com seu tempo do que outras? A resposta reside no dominio da gestão do tempo – um processo de organização, que permite que você faça mais em menos tempo, garantindo espaço até mesmo para as pausas planejadas.
Bem, saiba que ser muito ocupado não é a mesma coisa que ser muito produtivo. E passar o dia em um frenesi de atividades, muitas vezes, significa menos produtividade, porque você está dividindo sua atenção entre tantas tarefas diferentes, que torna impossível alcançar a eficiência máxima em alguma delas.

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Profissionais de alto nível, no geral, controlam o tempo excepcionalmente bem. E usam técnicas de gestão de tempo para isso, assim conseguem comprovar ser hábil em uma atividade, mesmo quando o tempo é curto e a pressão é alta. Quer ser o senhor(a) do seu próprio tempo? Então, utilize essas dicas como suas aliadas:

#1

Leve uma agenda e transcreva todas as suas ideias, uma espécie de diário de trabalho, em que você possa registrar suas atividades por uma semana. Isso ajudará você a entender e medir o quanto poderia ter feito durante o curso de um dia e para onde seus minutos preciosos estão indo. Mapeando quanto tempo é realmente gasto com atividades importantes para você e quanto tempo é desperdiçado em ações irrelevantes.

#2

Não comece o seu dia antes de planejá-lo, dedique os primeiros 30 minutos para isso. No começo, pode parecer desperdício de tempo, mas quando os bons resultados começarem a surgir e a sua produtividade aumentar, ficará evidente que o momento mais importante para seu trabalho, ocorre antes de você começar a trabalhar.

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#3

Crie e proteja seu planejamento. Quando planejar sua semana, seja bastante específico(a) em tudo: inclua a data de entrega das tarefas e todos os requisitos para sua execução, para o caso de delegá-las. Assim, aumentam as chances de você não perder o controle do seu tempo. E não deixe que as pessoas mudem completamente seu plano de ação tão facilmente, assim como você deve se comprometer a não alterar o delas.

#4

Programe um tempo para interrupções – Isso mesmo, separe um tempo pleno em que você possa ser puxado para longe do que você está fazendo. Isso não é procrastinar, pelo contrário, essas interrupções planejadas são importantes para renovar sua energia entre uma tarefa e outra e garantir maior produtividade e concentração ao longo do dia.

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#5

15 minutos antes de cada reunião ou call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado(a) durante a reunião ou call, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.

#6

Quando for necessário pendure em você uma placa de “não perturbe”. Isto é, fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Nem titubeie. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho onde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso. Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro”.

#7

Organize suas tarefas por categorias, por exemplo: Backlog (tarefas que qualquer um pode executar, assim que estiver livre), Esta semana (conjunto de 25 tarefas – 5 por dia), Hoje (aqui você pode definir 8 tarefas – 1 por hora), Agora ( trabalhe em uma tarefa por vez), Longas ( acompanham uma checklist com as etapas).

#8

Aprenda que você não precisa atender o telefone só porque ele está tocando e que não precisa ler todos os e-mails, apenas porque eles surgem na sua caixa de entrada. Desative as notificações instantâneas. E não ofereça instantaneamente sua atenção a menos que seja absolutamente crucial oferecer uma resposta imediata. Em vez disso, agende um tempo para responder e-mail e retornar seus telefonemas.

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#9

Em dias que a dificuldade de concentração está muito forte (e todos nós temos dias assim!), bloquear distrações como o Facebook e outras formas de mídia social, pode ser uma saída interessante. Aliás, nesse post sobre 17 extensões Google Chrome gratuitas, temos um truque ótimo para ajudar você a ficar longe das distrações.

#10

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

#11

Qualquer atividade que é importante para o seu sucesso deve ter um tempo reservado especialmente para ela. Para se comprometer com isso, dedique uma lista para definir quais são essas atividades especiais que devem ser priorizadas. Depois, estime uma média de tempo que elas consomem, programando quando elas devem começar e terminar. Esse é o tipo de disciplina importante para se manter em dia com o que você considera importante na sua vida.
Por último, continue exatamente o que você está fazendo agora! Guarde sempre algum tempo para a leitura de artigos sobre as melhores práticas de produtividade, esse é um ótimo investimento de tempo, que no futuro irá produzir bons resultados para a sua carreira.