Em uma era onde as redes sociais têm ganhado tanto destaque, modificando a cadeia de comunicação entre as empresas e seus clientes, há quem diga que o e-mail “morreu” enquanto canal de comunicação.

Verdade é, que com as mudanças sociais que tornaram os clientes mais empoderados e protagonistas dentro de uma venda, canais de comunicação que garantem uma proximidade maior tem ganhado cada vez mais terreno no mercado.

Porém, ainda que estas redes sociais tenham um papel cada vez mais importante no atendimento ao cliente, o email ainda é um dos principais meios de comunicação de uma empresa. Ele pode estar presente em diversas etapas do negócio, desde a comunicação interna da empresa até o processo prospecção e de vendas.

Seja a sua empresa formada por 2 pessoas ou se tem 200 funcionários, o e-mail profissional é usado em muitas atividades durante o dia, e é por meio dele que a empresa pode receber e enviar documentos, entrar em contato com a parte de suprimentos, realizar atendimentos a cliente e muitas outras coisas.

Porém, um erro comum entre as pequenas e médias empresas é o de ainda não possuir um email empresarial.  

Um e-mail genérico é observado pelo mercado com menor credibilidade e pode dificultar seu posicionamento perante o mercado.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para ajudar você a entender porque ter um email profissional e como construir o seu de forma simples e gratuita.

Faz sentido pra você? Então boa leitura!

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O que é um email profissional?

O email profissional se trata de um serviço de e-mail, que normalmente é  pago, que utiliza um domínio personalizado. 

Nesse tipo de email, o endereço não termina com o nome do provedor, como em “@gmail.com” ou “@outlook.com”, mas sim com um endereço relacionado à sua empresa. Portanto, ele ficaria da seguinte forma:

seunome@suaempresa.com

Geralmente as empresas são formadas por mais de uma pessoa, e para isso, você pode criar diversos usuários com o mesmo endereço, para atender diferentes necessidades do cliente. 

Veja então alguns exemplos de formatos mais comuns nas empresas:

contato@suaempresa.com

administrativo@suaempresa.com

financeiro@suaempresa.com

suporte@suaempresa.com

Com mais de um usuário, os diferentes setores da empresa ficam responsáveis por responder determinados tipos de emails. 

Isso permite um processo de resposta mais simplificado, ágil e direcionado. Além disso, um email profissional acrescenta mais credibilidade à sua empresa e ainda reforça o seu posicionamento no mercado.

Para se construir um email profissional, você só necessita de duas coisas simples: um domínio personalizado e um provedor de email. Iremos abordar isso no decorrer deste conteúdo.

Por que ter um email profissional para sua empresa?

1. Credibilidade: Você confiaria em uma empresa sem logo, e com um e-mail de domínio genérico?

Sua resposta provavelmente foi não. Ainda assim é comum em muitas empresas a utilização de emails de domínio genérico, o que ocasiona em constantes queixas de baixas taxas de abertura e clique.

Ao utilizar um e-mail profissional ou também chamado de e-mail corporativo, você se posiciona enquanto uma instituição idônea e confiável.

Além disso, traz uma sensação de segurança, tendo em vista o aumento da utilização de hackers pelo email, onde praticam o famoso “Phishing”, onde sequestram dados por meio de cliques em links duvidosos, geralmente enviados por e-mail em nome de uma suposta instituição.

2. E-mail marketing: O email marketing se trata de uma grande estratégia vinda do marketing digital que pode gerar enormes resultados positivos. 

Com um email profissional, a identidade de marca de sua empresa será naturalmente fortalecida e as suas campanhas terão uma menor chance de cair na caixa de spam.

Ao não se utilizar de um email profissional, as suas campanhas podem acabar sendo marcadas como SPAM de forma automática.

Isso acontece porque o seu domínio de e-mail é uma forma de te identificar como remetente e de verificar a sua reputação. Sem essa verificação, o seu provedor pode desconfiar de você enquanto remetente confiável.

3. Produtividade de sua equipe: O email profissional também contribui com a produtividade e a integração entre as equipes. 

Como já falamos anteriormente, por meio dele, é possível ter diversos usuários para o mesmo domínio. 

Desse modo, cada equipe pode ficar responsável pelo envio de um tipo de email, evitando a sobrecarga em um só setor da empresa.

Geralmente, existem planos de email que oferecem diversas vantagens para empresas, além do serviço de envios de email. O acesso agilizado e armazenamento de dados são algumas dessas vantagens.

Uma outra possibilidade é a utilização de integrações com plataformas, que poderão automatizar seu envio de e-mails com modelos pré formatados aumentando a produtividade de seu time 

Como criar um email profissional?

Antes de criar o e-mail, é importante elucidar a diferença entre os dois tipos: e-mails privados e personalizados.

• E-mails privados: São e-mails formados por provedores conhecidos, como gmail, outlook ou yahoo.

Exemplo: suaempresa@gmail.com

• E-mails personalizados: São os emails que possuem o domínio da sua empresa.

Exemplo: vendas@suaempresa.com

Agora que você conhece estes dois tipos de email, podemos seguir com o passo a passo de como criar o e-mail profissional: 

1. Registre seu domínio:  O primeiro passo que você deve tomar para criar um email profissional é registrar um domínio. 

Um domínio é o endereço de uma marca na Internet e ele é imprescindível para a criação de sites ou de emails corporativos. 

Como recomendação, coloque o nome da sua empresa como o nome em seu domínio para que as pessoas identifiquem facilmente que estão falando com a sua marca por meio do email.

Se você é um profissional que trabalha de forma autônoma, por exemplo, pode usar seu próprio nome como domínio. 

Após escolher o domínio, você terá de selecionar uma extensão. Existem várias, e dentre as mais comuns no Brasil são “.com” e “.com.br”. 

2. Escolha um provedor de e-mail: Tendo seguido esses passos, você deve escolher seu provedor de e-mail. Existem muitas opções no mercado, desde os gratuitos aos mais robustos, que atendem a empresas com centenas de funcionários.

Portanto, é necessário fazer uma análise completa, e assim será mais fácil tomar uma decisão. 

Dentre as principais empresas que fornecem esse tipo de serviço pago temos:

• Google Workspace; 
• Office 365;
• Yahoo.

Dentre as opções gratuitas, a melhor opção do mercado para criação de email profissional é o Zoho Mail, uma plataforma de serviços tão equivalente quanto a de seus concorrentes. O plano gratuito possui algumas limitações que a depender de sua necessidade pode atender uma empresa com dezenas de funcionários de forma satisfatória.

3. Configure seu e-mail: Após contratar o serviço de email, a próxima etapa a ser considerada é a configuração. 

Resumindo: para que o domínio possa enviar e receber emails plenamente, você deve conectá-lo à empresa escolhida. 

Mas caso você tenha contratado serviços de email profissional e domínio na mesma empresa, é possível que essa etapa seja desconsiderada.

Na maioria das vezes, o provedor envia as instruções de forma completa para fazer essa configuração. 

Além disso, em muitos casos, o provedor pode solicitar uma verificação de domínio para comprovar que você é o administrador e evitar qualquer ataque cibernético.

Dica extra

Uma opção nova é a UmblerMail, solução de emails personalizada da Umbler de forma gratuita para até 1 GB.

Agora você poderá profissionalizar sua empresa ganhando credibilidade e confiança no mercado.

Conclusão

Gostou do conteúdo? Agora você conhece uma ferramenta poderosa!

Você entendeu a necessidade de se investir em um email profissional, evitando possíveis desconfortos em uma área tão importante para qualquer negócio e dando credibilidade a sua marca

E viu como a UmblerMail pode ser essencial para o desenvolvimento deste setor, permitindo que seus atendentes ofereçam um atendimento ágil e assertivo por meio de um mesmo domínio de e-mail.

Está pensando em automatizar sua gestão de atendimento ao cliente? Entre em contato conosco que tiramos suas dúvidas! 

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