Toda empresa que deseja alcan\u00e7ar seus objetivos e entregar resultados para seus clientes necessita de uma boa gest\u00e3o de tempo e produtividade.<\/p>\n\n\n\n
Para isso j\u00e1 \u00e9 poss\u00edvel utilizar m\u00e9todos prontos e comprovados por outras empresas.<\/p>\n\n\n\n
Selecionamos 5 t\u00e9cnicas de gest\u00e3o de tempo e produtividade que voc\u00ea n\u00e3o pode deixar de conhecer, apresentando dicas exclusivas de implementa\u00e7\u00e3o para o o dia a dia das ag\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n
Continue lendo o nosso post e descubra quais s\u00e3o!<\/p>\n\n\n\n
Contar com um bom m\u00e9todo de gest\u00e3o de tempo e produtividade pode fazer toda a diferen\u00e7a na sua rotina. Confira quais selecionamos para voc\u00ea!<\/p>\n\n\n\n
O m\u00e9todo Pomodoro<\/a> foi criado em 1988 pelo italiano Francisco Cirillo e \u00e9 uma das t\u00e9cnicas de gest\u00e3o de tempo e produtividade mais utilizadas e conhecidas no mundo.<\/p>\n\n\n\n Basicamente ele consiste em utilizar o tempo como aliado para conseguir realizar as tarefas do jeito que queremos fazer. Por isso, \u00e9 t\u00e3o indicada para ag\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n Pomodoro, em italiano, quer dizer tomate e \u00e9 uma refer\u00eancia a um cron\u00f4metro gastron\u00f4mico que tem a forma dessa fruta.<\/p>\n\n\n\n Dessa forma, essa t\u00e9cnica envolve a cronometragem e \u00e9 dividida em 4 etapas. O primeiro passo \u00e9 fazer uma listagem de todas as atividades que devem ser realizadas ao longo do dia.<\/p>\n\n\n\n Depois se inicia o primeiro \u201cpomodoris\u201d, que equivale a 25 minutos de aten\u00e7\u00e3o total para as atividades e, ap\u00f3s esse tempo, 5 de descanso.<\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea faz isso mais tr\u00eas vezes e, como recompensa, voc\u00ea ganha 30 minutos antes de come\u00e7ar outro ciclo.<\/p>\n\n\n\n O principal destaque para esse m\u00e9todo de gest\u00e3o de tempo e produtividade se d\u00e1 por proporcionar um foco total durante 25 minutos, aumentando consideravelmente seu rendimento.<\/p>\n\n\n\n Para ag\u00eancias, aconselhamos que essa t\u00e9cnica seja utilizada durante as produ\u00e7\u00f5es de conte\u00fado e que durante o intervalo sejam realizadas tarefas mais leves como organiza\u00e7\u00e3o interna, responder e-mails ou tomar um cafezinho para relaxar.<\/p>\n\n\n\n Muitas vezes durante o trabalho fazemos v\u00e1rias tarefas ao mesmo tempo e acabamos o dia sem concluir nenhuma.<\/p>\n\n\n\n Esse m\u00e9todo apenas permite que voc\u00ea v\u00e1 para a pr\u00f3xima tarefa ap\u00f3s finalizar a outra, evitando refa\u00e7\u00f5es ou atividades incompletas.<\/p>\n\n\n\n No in\u00edcio \u00e9 dif\u00edcil se concentrar durante os 25 minutos, mas logo voc\u00ea se acostuma e n\u00e3o ir\u00e1 conseguir trabalhar de outra maneira!<\/p>\n\n\n\n Vale ressaltar que o criador desse m\u00e9todo, o Cirillo, aconselha que durante a tarefa seja anotado quais foram as interrup\u00e7\u00f5es sofridas durante sua realiza\u00e7\u00e3o, sejam internas ou externas.<\/p>\n\n\n\n Ou seja, se voc\u00ea est\u00e1 fazendo uma atividade e algu\u00e9m chama voc\u00ea para resolver um problema, fa\u00e7a um risquinho do lado dessa tarefa. Cada vez que pensar em comer, ficar com sono ou outras coisas, fa\u00e7a uma marca\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Dessa forma se torna poss\u00edvel analisar quais s\u00e3o as principais interrup\u00e7\u00f5es que voc\u00ea est\u00e1 sofrendo durante o processo de trabalho e diminui-las, aumentando assim sua produtividade.<\/p>\n\n\n\n O m\u00e9todo KanBan tamb\u00e9m \u00e9 uma das t\u00e9cnicas de gest\u00e3o de tempo e produtividade que merece destaque.<\/p>\n\n\n\n Tudo come\u00e7ou na d\u00e9cada de 60, quando a empresa japonesa Toyota come\u00e7ou a perceber que sua produ\u00e7\u00e3o estava ocorrendo de maneira errada. Enquanto tinham muitas pe\u00e7as sobrando nos estoques, outras n\u00e3o continham nenhuma reserva e, constantemente, precisavam ser fabricadas com urg\u00eancia. <\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o um gerente chamado Taiichi \u014cno<\/a> criou o sistema KanBan para ter maior controle sobre o estoque.<\/p>\n\n\n\n Esse m\u00e9todo deu t\u00e3o certo que logo sua opera\u00e7\u00e3o se expandiu para outras \u00e1reas e, entre elas, para ag\u00eancias de marketing.<\/p>\n\n\n\n Ele se separa em tr\u00eas partes: o cart\u00e3o, as colunas e o pr\u00f3prio quadro.<\/p>\n\n\n\n O cart\u00e3o serve para detalhar a tarefa ou atividade que deve ser realizada. Pode-se colocar particularidades, como quem vai fazer, qual \u00e9 o prazo e os dados do cliente para auxiliar durante a produ\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n As colunas consistem no atual \u201cstatus\u201d do cart\u00e3o. Em geral, se usam tr\u00eas: \u201cpara fazer\u201d, \u201cem execu\u00e7\u00e3o\u201d e \u201cfeito\u201d mas podem ser adequadas para a realidade da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n Se sua ag\u00eancia trabalha com marketing de conte\u00fado<\/a>, por exemplo, pode-se adequar as colunas para: \u201cpara fazer\u201d, \u201cem execu\u00e7\u00e3o\u201d, \u201crevisar\u201d, \u201centregue para o cliente\u201d, \u201crefa\u00e7\u00f5es\u201d e \u201cpostar no blog\u201d.<\/p>\n\n\n\n Por fim, o quadro \u00e9 o local que centralizar\u00e1 todas essas informa\u00e7\u00f5es e pode ser tanto f\u00edsico quanto online.<\/p>\n\n\n\n Se sua ag\u00eancia trabalhar com home office, por exemplo, n\u00e3o adianta fazer um quadro f\u00edsico na sua casa. Utilize ferramentas e compartilhe com todos da empresa.<\/p>\n\n\n\n Vale ressaltar que \u00e9 fundamental que os cart\u00f5es sejam movidos para as colunas corretas. Ou seja, se uma atividade est\u00e1 sendo realizada deve sair da coluna \u201cpara fazer\u201d e ir para \u201cem execu\u00e7\u00e3o\u201d.<\/p>\n\n\n\n Esse m\u00e9todo consegue centralizar todas as atividades que devem ser realizadas, o atual status delas e evitar que uma tarefa seja esquecida ou feita duas vezes.<\/p>\n\n\n\n E o melhor que tudo que o gerenciamento \u00e9 compartilhado com toda a equipe, saindo das m\u00e3os apenas do gerente ou respons\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea ficou interessado em aplic\u00e1-la na sua ag\u00eancia, recomendamos que voc\u00ea utilize o Trello<\/a>, uma ferramenta bem completa e que pode ser compartilhada com todos da sua equipe.<\/p>\n\n\n\n O M\u00e9todo GTD, tamb\u00e9m conhecido como Getting Things Done<\/em>, foi criado por David Allen, um norte-americano famoso pelo seu trabalho como consultor e instrutor em produtividade.<\/p>\n\n\n\n Allen escreveu um livro<\/a> sobre o seu m\u00e9todo e deu detalhes sobre ele, mas o conte\u00fado \u00e9 bem denso e um pouco complicado para quem ainda est\u00e1 iniciando nessa t\u00e9cnica de gest\u00e3o de tempo e produtividade.<\/p>\n\n\n\n Utilizando esse m\u00e9todo em sua ag\u00eancia, voc\u00ea conseguir\u00e1 diminuir o estresse e a ansiedade e ainda por cima melhorar\u00e1 a produtividade de toda equipe.<\/p>\n\n\n\n Para implement\u00e1-lo \u00e9 necess\u00e1rio seguir 5 passos:<\/p>\n\n\n\n Anotar todas as atividades que devem ser realizadas, desde as mais simples at\u00e9 as mais complexas.<\/p>\n\n\n\n Em caso de ag\u00eancias, deve-se anotar quais s\u00e3o os projetos que devem ser trabalhados, os e-mails a serem respondidos, as reuni\u00f5es que ser\u00e3o feitas e todos os outros detalhes.<\/p>\n\n\n\n Isso pode ser feito em um bloco de notas ou em alguma ferramenta online, voc\u00ea que decide.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s a coleta \u00e9 necess\u00e1rio processar todas as atividades que foram listadas.<\/p>\n\n\n\n Nessa etapa voc\u00ea dever\u00e1 separar em duas categorias os itens que n\u00e3o exigem uma a\u00e7\u00e3o e aqueles que exigem.<\/p>\n\n\n\n Os itens que n\u00e3o exigem uma a\u00e7\u00e3o devem ser colocados em outra lista ou descart\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n Os que exigem a\u00e7\u00e3o e levaram menos de dois minutos devem ser feitos imediatamente. J\u00e1 o que os levam mais, voc\u00ea pode delegar para algu\u00e9m ou agendar a realiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Nessa etapa voc\u00ea organizar\u00e1 as atividades de uma forma que fique mais f\u00e1cil para voc\u00ea encontr\u00e1-las depois.<\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea pode separar por cliente, por tipo de atividade ou pela urg\u00eancia na entrega. \u00c9 sua escolha.<\/p>\n\n\n\n O quarto passo consiste na revis\u00e3o das atividades que foram listadas e devem ser feitas no m\u00ednimo uma vez por dia, dependendo da demanda da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Aqui voc\u00ea ir\u00e1 acrescentar as novas atividades assim como verificar como est\u00e3o as tarefas delegadas e rever a ordem de prioridade.<\/p>\n\n\n\n O \u00faltimo passo do m\u00e9todo GTD \u00e9 realizar as tarefas que est\u00e3o na lista de acordo com suas prioridades.<\/p>\n\n\n\n Essa t\u00e9cnica pode modificar completamente a forma que sua ag\u00eancia produz e entrega suas tarefas, otimizando a produtividade de todos.<\/p>\n\n\n\n O 5W2H<\/a> \u00e9 um simples check list que deve ser feito para facilitar e auxiliar a gest\u00e3o de tarefas dentro de qualquer organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s de 7 perguntas voc\u00ea conseguir\u00e1 definir o que ser\u00e1 feito, porque, onde, quando ser\u00e1 realizado, como, quanto custar\u00e1 e quem far\u00e1 cada projeto, eliminando qualquer d\u00favida para a realiza\u00e7\u00e3o das atividades.<\/p>\n\n\n\n As perguntas s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n A nossa dica \u00e9 para fazer essas perguntas e respond\u00ea-las junto com a equipe<\/a>, que j\u00e1 ficar\u00e1 a par de todos os projetos e de suas responsabilidades.<\/p>\n\n\n\n Para entender melhor essa metodologia, vamos utilizar um exemplo simples envolvendo marketing de conte\u00fado:<\/p>\n\n\n\n Dessa forma, todos os processos ficam evidentes tanto para o gestor quanto para o colaborador que far\u00e1 o trabalho.<\/p>\n\n\n\n Na t\u00e9cnica S.M.A.R.T.<\/a> toda tarefa que voc\u00ea tem que cumprir se torna um objetivo que deve passar por cinco filtros que buscam tornar a atividade mais palp\u00e1vel para sua equipe, onde cada um deles representa uma letra na sigla.<\/p>\n\n\n\n O objetivo deve ser especificado dentro dos pontos:<\/p>\n\n\n\n Dentro da realidade da ag\u00eancia podemos utilizar o mesmo exemplo citado acima, envolvendo produ\u00e7\u00e3o de conte\u00fado:<\/p>\n\n\n\n Utilizando essa t\u00e9cnica de gest\u00e3o de tempo e produtividade voc\u00ea poder\u00e1 avaliar suas tarefas, se elas s\u00e3o ating\u00edveis e acompanhar, de perto, sua realiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Cada metodologia tem seus benef\u00edcios e, por isso, \u00e9 fundamental optar por aquela que mais se encaixa em seus objetivos e maneira de se organizar.<\/p>\n\n\n\nM\u00e9todo KanBan<\/h3>\n\n\n\n
M\u00e9todo GTD<\/h3>\n\n\n\n
1. Coletar <\/h4>\n\n\n\n
2. Processar<\/h4>\n\n\n\n
3. Organizar<\/h4>\n\n\n\n
4. Revisar<\/h4>\n\n\n\n
5. Agir<\/h4>\n\n\n\n
5W2H<\/h3>\n\n\n\n
S.M.A.R.T.<\/h3>\n\n\n\n