Antonio Carlos Soares (Convidado)
Antonio Carlos Soares (Convidado), CEO do Runrun.it Runrun.it

O papel do gerente de projetos em agências

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Definir o papel de um(a) gerente de projetos dentro do mercado digital é algo difícil. Mesmo que, em alguns mercados, a gestão de projetos já possua uma cultura muito bem estabelecida, isso não se repete na maioria das agências. Afinal, estruturar processos, um fluxo de trabalho, limites como prazos, sem comprometer o estímulo à criatividade, à inovação, parece uma tarefa bastante delicada. Mas cabe ao gerente de projetos realizá-la com primor.

O primeiro passo é quebrar a ideia de que gerenciar os projetos, isto é, organizar e orientar o trabalho, não desfavorece a criatividade, mas pode, sim, potencializá-la, oferecendo foco, estabilidade e a comunicação clara entre os envolvidos, além de alinhar expectativas. Com isso, todos ganham. A agência se torna mais eficiente e o cliente recebe um serviço dentro do esperado. Talvez esteja neste ponto um dos principais amadurecimentos pelo qual Agências Digitais precisam passar atualmente.

Perfil profissional do gerente de projetos

O perfil do gerente de projetos, independente do modelo de negócio da agência em que atua, deve ser o de facilitador de processos. Dentro de um projeto criativo, ele deve transitar por todas as áreas, facilitar a comunicação entre os envolvidos, mapear os obstáculos e trabalhar para eliminá-los rapidamente. Não menos importante, deve ser claro ao emitir informações ou repassar o que chegou até ele.

A seguir, elencamos traços essenciais para um(a) bom/boa Gerente Projetos:

  • Organização do próprio trabalho;
  • Facilidade para gerenciar e apaziguar conflitos;
  • Facilidade de comunicação interpessoal e clareza para transmitir ideias;
  • Perfil de líder (como você pode ver em detalhes neste post),
  • Senso de planejamento e urgência.

Há outros atributos necessários a um gestor de projetos: avaliar riscos, avaliar rentabilidade, identificar os stakeholders e organizar cronogramas, por exemplo. Mas facilitar o trabalho e comunicar claramente ao time os desafios que enfrentarão, esses são os principais passos para um projeto criativo ter sucesso.

Responsabilidades do gerente de projetos

Bem, agora que sabemos quais as características essenciais de um(a) bom/boa gerente de projetos, podemos discorrer sobre as funções exatas que fazem parte da job-description do cargo.

Dentro de uma agência, ele(a) é o responsável pelo projeto desde o início, quando o atendimento traz o briefing inicial do cliente, que será decupado, analisado e questionado pelo gerente de projetos responsável.

Após a decupagem e definição do escopo inicial, o gerente de projetos é responsável pelo planejamento de custo, tempo, risco, equipe e qualidade baseados no escopo acordado anteriormente. Em seguida, terá condições de gerar o orçamento e o cronograma de entregas do projeto.

Finalizando a etapa de planejamento, considerada a mais importante, o gerente de projetos se torna o responsável pelo controle, execução e entregas planejadas no projeto, dentro do prazo determinado, da qualidade proposta e, principalmente, dentro do budget.

Sendo assim, o gerente de projetos se torna responsável por todo o percurso de entregas, bem como pelo bom relacionamento e motivação da equipe envolvida no projeto.

Atuação nas áreas

Alguns desses profissionais atuam de forma híbrida, alternando entre gestão e atendimento, com forte papel no tráfego de demandas.

Considerando que um projeto é a soma de esforços de uma equipe para materializar produtos/serviços, cabe ao gerente de projetos planejar, organizar e acompanhar tanto as pessoas quanto os recursos financeiros, visando garantir o cumprimento do escopo com qualidade e prazo.

Quando tratamos da execução de projetos, toda a parte de produção reflete em qualidade tanto do produto final, quanto na satisfação da equipe. É tudo sobre ser parte do trabalho. Aliás, entenda como entregar um projeto melhor do que o previsto.

Gerentes de projetos se vêem e são tidos como os donos do plano mestre e responsáveis pela documentação do projeto. São como coordenadores de equipe, e têm como métricas de sucesso as valiosas expressões: “on time” e “on budget”.

“Reduz os riscos e aumenta as chances de sucesso”

Quando tratamos de projetos, mudanças ocorrem o tempo todo. É preciso compreender plenamente o processo, para que possamos enxergar a necessidade de mudança como oportunidade à inovação, em vez de obstáculo, mantendo sua equipe segura em um território desconhecido.

A capacidade de adaptar uma entrega para diferentes públicos é um diferenciador essencial de uma agência que conta com um gestor de projetos. A propósito, não é difícil listar os motivos para implementar uma gestão de projetos na sua agência:

    • Maior controle das atividades;
    • Maior clareza do que é prioritário;
    • Organização do fluxo de trabalho;
    • Maior controle dos custos;
    • Preservação do capital intelectual;
    • Maior transparência nas relações de trabalho, e
    • Maior produtividade.

Todos esses fatores levam a uma melhora tanto da qualidade de vida dos profissionais da agência quanto de suas entregas. Um colaborador que sabe o que deve realizar porque sabe o que será cobrado consegue se planejar muito melhor para finalizar uma tarefa com a maior qualidade possível. E, com o aumento na qualidade do serviço prestado, a relação com o cliente tende a ser mais duradoura e saudável.

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Antonio Carlos Soares (Convidado)
Antonio Carlos Soares (Convidado), CEO do Runrun.it Runrun.it
  • diogo jose

    Achei incrível a idéia, bem revolucionária.